Hvordan skrive en formell e -post?

Hvordan skrive en formell e -post?

EN formell e -post er den vi må skrive om en viktig sak, for eksempel å søke jobb, kommunisere med en institusjon, lage virksomhet eller uttrykke informasjon på en respektfull og offisiell måte, ikke i daglig tale.

Som med andre typer skriving, følger formell e -post en protokoll og respekterer visse forskrifter angående til bruk av språket, så når du skriver dem er det viktig å ta hensyn til grunnleggende aspekter som f.eks følgende:

Deler av en formell e -post

Når vi tar hensyn til disse generelle hensynene, kan vi fortsette å skrive en formell e -post. All formell post må inneholde:

• Adressat. Det er personen eller institusjonen vi adresserer posten til. Hvis det er mer enn én adresse, er det lurt å bruke Bcc -feltet (blind kopi) i stedet for "å", for ikke å avsløre andre adresser for de som mottar posten. I tillegg ser det ikke bra ut å sende en kollektiv e -post hvis vi forventer å få et personlig svar. Det er best å sende en individuell e -post til hver mottaker.
instagram story viewer
• Sak. Det er emnet i posten, årsaken til at du sender den. I dette tilfellet må vi være korte, spesifikke og fullstendige, det vil si at vi må si i en setning hva vi vil. Hvis e -posten vår handler om en bestemt forespørsel, bør vi legge inn emnet "forespørsel om xxx". Hvis det er å lete etter en jobb eller et studiested, er noe som "søknad til stillingen til xxx" eller "søknad til programmet til xxx" passende. Hvis vi ønsker å levere et dokument, la oss bare satse på beskrivelse av det aktuelle dokumentet: "salgsrapport" eller "presentasjon for i morgen".
• E -posttekst. Det er her vi skal skrive innholdet i e -posten. Prøv alltid å være kort og så profesjonell som mulig. Dette segmentet kan deles inn i:
  • Hilsen eller honnør. All post begynner med en linje for å si til hvem posten er adressert. Uttrykket "respektert" eller "respektert" og navnet på hvem eller hvem vi henvender oss til brukes ofte. For eksempel: "Dear Professor Montoya" eller "Respected members of the jury", eller "Dear Enrique Zuloaga". Denne linjen må gå solo i begynnelsen av e -posten.
  • Innhold. Når du starter en linje under hilsenen, er dette segmentet der vi sier hva vi vil eller hva e -posten vår handler om. Det er tilrådelig å bruke en fjern, men vennlig tone, med bønner Kort og saklig, og danner korte avsnitt, som hver tar for seg et bestemt emne. Vi kan bruke setninger som "Jeg er glad for å adressere deg." eller "jeg skriver til deg denne gangen til". I tillegg, hvis vi sender vedlagte dokumenter, bør det nevnes i denne delen.
  • Lukking. Det er også en del av postens formelle protokoller, og har en tendens til å være en enkelt setning på slutten av posten, og etterlater et tomt mellomrom når innholdet slutter. Det er vanligvis en høflighetsfrase som vi inviterer leseren til å svare på, for eksempel "Med vennlig hilsen" "Ingen andre spesielle å referere til", "Takk for oppmerksomheten" eller "Venter på melding svar".
  • Fast. Signaturen er det siste som går i brødteksten i e -posten, og inkluderer vårt fulle navn, eller hvis e -posten er en del av en streng eller en utveksling, våre initialer. I noen tilfeller kan signaturen ledsages av dokumentnummeret vårt eller beskrivelsen av vår posisjon, for eksempel: “Miguel Yepez "og nedenfor:" Salgskoordinator ", og deretter vårt telefonnummer i tilfelle leseren ønsker å etablere en annen type kommunikasjon.

• Vedlagte filer. Vi må alltid legge ved det vi kunngjør i brødteksten i e -posten, så det er tilrådelig før du sender e -posten for å kontrollere at vi har lagt ved den og at den faktisk er den angitte filen.

Eksempler på formell post

1. Formell post for å be om en akademisk rapport

Til: [e -postbeskyttet]
Fra: [e -postbeskyttet]
Emne: Forespørsel om akademisk rapport

Kjære herrer ved National University:

Jeg har gleden av å skrive til deg for å be om utstedelse av en akademisk rapport i mitt navn Jeg ønsker å konkurrere om tildeling av et stipend for internship -programmet i løpet av neste skoleår. Av den grunn ville det være veldig praktisk å ha rapporten så snart som mulig.

På forhånd takknemlig for oppmerksomheten og gode kontorer,

Vennlig hilsen,
Marco Rabanal
Student nr. 846593

1. Formell post for å søke om kvalitetsinspektørstilling

Til: [e -postbeskyttet]
Fra: [e -postbeskyttet]
Emne: For stillingen som kvalitetsinspektør

Respekterte herrer. fra Exxon:

Mitt navn er Ana Mendez, jeg har en grad i internasjonal handel med lang erfaring i saker aktorene, og jeg er interessert i stillingen som kvalitetsinspektør, som jeg forstår er for tiden ledig. Jeg legger ved curriculum vitae til deg for å bli tatt med i dine valgprosesser. Jeg er sikker på at min erfaring og opplæring vil gjøre meg til en egnet kandidat for din anerkjente organisasjon.

Uten andre spesielle å referere til,

Virkelig din,

Ana Mendez
Telefon: +99 3923 1734

1. Formell post for å varsle avslag på en kredittsøknad

Til: [e -postbeskyttet]
Fra: [e -postbeskyttet]
Emne: Din forespørsel om kredittvederlag

Kjære Miguel:

Jeg skriver til deg for å hilse på deg og fortelle deg at kredittvurderingsutvalget har vurdert din saken og har tatt beslutningen om å avslå kredittsøknaden din (søknadsnummer 345648) datert 15.08.2021. Begrunnelsen fra utvalget for å ta denne avgjørelsen var:

192 - Mangel på kredittstøtte

Vær oppmerksom på at du kan sende en ny forespørsel gjennom de vanlige kanalene, uten at dette resultatet på noen måte påvirker komiteens fremtidige betraktninger.

Vennlig hilsen,

Jorge Pereira
Kredittdirektør
Filial 004 - Investeringsbank

Referanser:

• "Språklig register" i Wikipedia.
• "Hvordan skrive en formell e -post" i Infobae.
• "Hvordan skrive en formell e -post?" på Det pavelige katolske universitetet i Peru.

Hva er formelt språk?

Heter formelt språk o formell språklig registrering til en av språkets bruksmåter, der det tas mer hensyn til reglene for korreksjon og høflighet, siden situasjonen krever behandling respektfull. Det er det anbefalte registret å kommunisere med institusjoner, mennesker med større hierarki eller i sosiale hendelser av stor betydning. Grovt sett er det formelle språket preget av:

Følg med: