Hoe kwaliteitskringen zijn gestructureerd

Het is een groep medewerkers van dezelfde instelling of hetzelfde bedrijf die soortgelijke taken uitvoeren en die vrijwillig samenkomen regelmatig, tijdens de werkuren, om de oorzaken van problemen in hun werk te identificeren en oplossingen voor te stellen voor de beheer.
Hun vergaderingen duren over het algemeen ongeveer een uur en worden één of twee keer per week tijdens of na de normale kantooruren gehouden. Leden van een kwaliteitskring krijgen meestal overuren betaald als ze elkaar ontmoeten nadat het werk is voltooid. Ze krijgen normaal gesproken acht of meer uur formele training in besluitvorming en groepsprocessen, kennis die ze toepassen in hun vergaderingen. Het is niet gebruikelijk dat kwaliteitskringen de bevoegdheid hebben om de oplossingen die ze voorstellen uit te voeren, zonder ze aan het management te onderwerpen. Kwaliteitskringen waren in de jaren tachtig een organisatorische modegril, maar tegenwoordig worden ze vervangen door teams met de bevoegdheid om te beslissen en te handelen. Empowerment stroomlijnt de besluitvorming, vermindert de noodzaak om zich tot velen te wenden beheerders en genereert meer betrokkenheid bij het team en een groter verantwoordelijkheidsgevoel de resultaten.

Er zijn personages die verantwoordelijk zijn voor de ontwikkeling van de Quality Circles:
De Facilitator.- Hij of zij is verantwoordelijk voor het leiden van de activiteiten van de kringen en het bijwonen van hun vergaderingen. Het dient als een schakel of pad tussen de kringen en de rest van de instelling en rapporteert aan een hoge autoriteit die het idee van kwaliteitscontrolekringen ondersteunt.
Andere verantwoordelijkheden zijn onder meer het opleiden van leiders en het vormen van andere kringen binnen de organisatie. Krijg indien nodig externe technische assistentie.

De Quality Circle Leader.- Hij is het natuurlijke hoofd van de werkgroep en tegelijkertijd het symbool van de ondersteuning van het management, de directie of het leiderschap. Hun afwezigheid uit de kwaliteitskringen, op de een of andere manier, is altijd nadelig voor het proces. Na verloop van tijd zullen de leden van de kwaliteitscirkel de leider kiezen die ze het meest prefereren volgens hun afspraken; in de tussentijd en totdat dit gebeurt, wordt de supervisor in het algemeen gekozen.

De activiteiten van de leider omvatten: Het creëren van een vergaderomgeving die deelname aanmoedigt. Gebruik interactietechnieken die iedereen aan het woord laten zodat alle standpunten gehoord worden. Werk samen met het team om hen te helpen beslissingen te nemen zonder conflicten. Zorg dat iemand verantwoordelijk is voor de uitvoering van de besluiten en afspraken die de kwaliteitskring maakt. Volg de genomen voorstellen en resoluties op.

Instructeur.- Organiseert en verzorgt trainingen voor bedienend personeel, leidinggevenden en kringleiders, alsmede voor de medewerkers die lid zijn van de kringen en adviseurs. In eerste instantie zijn de cursussen gericht op het uitleggen van de functies die een ieder binnen het proces moet vervullen, dan is de training gericht op het gebruik van tools en technieken voor het identificeren en oplossen van problemen.

Adviseur.- Adviseert de kringen en in het bijzonder de leiders over de manier waarop vergaderingen moeten worden afgehandeld, het oplossen van problemen en het presenteren van casussen aan het management. De adviseur woont alle vergaderingen bij van de kringen die aan hem zijn toegewezen, ontmoet privé met hun leiders voor en na elke bijeenkomst met als doel hen te helpen bij het organiseren en beoordelen van hun voortgang, en ondersteunt trainingsmateriaal studie.

De expert.- Het is iemand die op grond van zijn wetenschappelijke of technische kennis bevoegd is om de haalbaarheid van de door de kwaliteitskring voorgestelde oplossing of maatregel te bepalen.