Apskaitos įrašai (paaiškinti pavyzdžiai)

Apskaitos įrašai, taip pat žinomi kaip apskaitos įrašai arba žurnalo įrašai, yra finansiniai įvykiai arba operacijos, įrašomos į įmonės apskaitos knygas. Kiekvieną kartą, kai įvyksta ūkinė operacija, pvz., pardavimas, pirkimas, darbo užmokesčio išmokėjimas ar sąskaitos faktūros apmokėjimas, yra daromas buhalterinis įrašas, kad būtų tinkamai užfiksuota.

Įsivaizduokite apskaitos įrašus kaip įmonės finansų žurnalą, kuriame registruojami visi pinigų ir išteklių judėjimai. Kiekviename apskaitos įraše pateikiama svarbi informacija, tokia kaip operacijos data, aiškus operacijos aprašymas, paveiktos sąskaitos ir susijusios sumos. Šie įrašai yra finansinių ataskaitų rengimo ir įmonės finansinės būklės analizės pagrindas.

Apskaitos įrašų svarba

Apskaitos įrašai yra būtini finansinėje apskaitoje dėl kelių priežasčių:

• Tikslus operacijų registravimas: Apskaitos įrašai leidžia tiksliai ir išsamiai registruoti visas įmonėje vykstančias finansines operacijas. Tai padeda mums visą laiką turėti aiškų ir naujausią įmonės ekonominės padėties vaizdą.
• Atitiktis reglamentams ir teisės aktams: Buhalteriniai įrašai užtikrina, kad įmonė laikosi apskaitos principų ir galiojančio teisinio reguliavimo. Jie pateikia būtinų įrodymų, patvirtinančių finansinėse ataskaitose pateiktus skaičius ir atskleidimą, ir palengvina išorės ir vidaus auditą.
• Informuotas sprendimų priėmimas: apskaitos įrašai suteikia patikimą ir laiku pateikiamą finansinę informaciją, kuri yra būtina tiek trumpalaikiams, tiek ilgalaikiams sprendimams priimti. Vadovai ir savininkai gali analizuoti apskaitos įrašus, kad galėtų įvertinti įmonės finansinius rezultatus, nustatyti tobulinimo sritis ir priimti pagrįstus strateginius sprendimus.
• Finansinė analizė ir ataskaitų teikimas: Apskaitos įrašai yra pagrindas kuriant finansines ataskaitas, tokias kaip balansas, pelno (nuostolių) ataskaita ir pinigų srautai. Šiose ataskaitose pateikiama įmonės finansinės padėties apžvalga naudojasi investuotojai, skolintojai ir kitos suinteresuotos šalys savo veiklos rezultatams įvertinti ir tvirtumas.

Kaip registruojami apskaitos įrašai

Apskaitos įrašai registruojami naudojant standartinį formatą, vadinamą „dvigubu įrašu“ arba „ekonominiu dvilypu“. Šis principas nustato, kad kiekvienas ūkinis sandoris turi bent dvi dalis: pinigų arba vertės įvedimą ir išvedimą. Todėl kiekvienas apskaitos įrašas turi turėti įtakos bent dviem apskaitos sistemoje esančioms sąskaitoms.

Norėdami geriau suprasti, kaip registruojami apskaitos įrašai, pažvelkime į paprastą pavyzdį. Tarkime, kad įmonė grynaisiais parduoda produktus už 1000 USD. Šios operacijos apskaitos įrašas būtų sudarytas taip:

Data	sąskaita	Turi	Turėti
01/06/2023	Dėžė	$1,000
Pardavimo pajamos	$1,000

Tokiu atveju iš „Grynųjų pinigų“ sąskaitos nurašoma 1000 USD, nurodant grynųjų pinigų įplaukas dėl pardavimo. Savo ruožtu į „Pardavimo pajamų“ sąskaitą įskaitoma 1000 USD, atitinkanti pardavimo pajamas. Apskaitos įraše nurašytų ir kredituojamų sumų suma visada turi būti vienoda, išlaikant apskaitos balansą.

Svarbu pažymėti, kad apskaitos įraše nurašytų ir kredituojamų sąskaitų pasirinkimas priklauso nuo operacijos pobūdžio ir įmonės naudojamos apskaitos sistemos. Apskaitos įrašai turi tiksliai atspindėti ekonominę operacijos tikrovę ir laikytis nustatytos apskaitos politikos.

Sekite su:

• skolininkų judėjimas
• kreditorių judėjimas

Apskaitos įrašų rūšys

Yra įvairių tipų apskaitos įrašai, naudojami skirtingiems finansiniams įvykiams ar operacijoms įrašyti. Čia mes išnagrinėsime kai kuriuos dažniausiai pasitaikančius tipus:

atidaromos sėdynės

Šie įrašai naudojami ataskaitinio laikotarpio pradžioje sąskaitoms atidaryti ir pradiniams likučiams perkelti į naują laikotarpį. Pavyzdžiui, įrašomas turtas, įsipareigojimai ir pradinis kapitalas.

Pavyzdys

Tarkime, kad įmonė pradeda naują ataskaitinį laikotarpį 2023 m. sausio 1 d. ir turi šiuos pradinius likučius:

• Dėžutė: 5000 USD
• Gautinos sumos: 2000 USD
• Atsargos: 10 000 USD
• Mokėtinos sąskaitos: 3000 USD
• Nuosavas kapitalas: 14 000 USD

Pradiniame įraše šie pradiniai likučiai būtų įrašyti į atitinkamas sąskaitas. Štai pavyzdys, kaip ši operacija būtų registruojama:

Data	sąskaita	Turi	Turėti
01/01/2023	Dėžė	$5,000
Gautinos sąskaitos	$2,000
inventoriai	$10,000
Mokėtinos sąskaitos	$3,000
Kapitalas	$14,000

Šiame įraše grynieji pinigai, gautinos sumos ir atsargos nurašomi pagal atitinkamus pradinius likučius. Savo ruožtu mokėtinos sumos ir kapitalas įskaitomi su atitinkamais pradiniais likučiais.

baigiamieji įrašai

Ataskaitinio laikotarpio pabaigoje daromi uždaromieji įrašai pajamų ir sąnaudų sąskaitų likučiams pervesti į kapitalo arba nepaskirstytojo pelno sąskaitą. Taip paruošiama apskaitos sistema kitam laikotarpiui.

Pavyzdys

Tarkime, kad finansinių metų pabaigoje įmonė turi uždaryti pajamų ir sąnaudų sąskaitas, kad galėtų pasiruošti naujam ataskaitiniam laikotarpiui. Štai uždarymo įrašo, kuriuo pajamų ir išlaidų sąskaitų likučiai perkeliami į nepaskirstytojo pelno sąskaitą, pavyzdys:

Data	sąskaita	Turi	Turėti
31/12/2023	Pardavimo pajamos	$50,000
Eksploatacinės išlaidos	$30,000
Sukaupti rezultatai	$30,000	$50,000

Šiame baigiamajame įraše veiklos išlaidų sąskaitos likutis nurašomas, o pardavimo pajamų sąskaita – likutis. Tada į nepaskirstytojo pelno sąskaitą įskaitoma visa išlaidų suma ir pervedamas pajamų likutis.

koreguojant įrašus

Koreguojantys įrašai daromi siekiant ištaisyti ir atnaujinti apskaitos įrašus ataskaitinio laikotarpio pabaigoje. Šie įrašai, be kita ko, naudojami sukauptoms pajamoms ir sąnaudoms pripažinti, turto nusidėvėjimui registruoti, gautinoms ar mokėtinoms sumoms koreguoti.

Pavyzdys

Tarkime, kad mėnesio pabaigoje įmonė turi pakoreguoti savo Palūkanų sąnaudų sąskaitą pagal per laikotarpį uždirbtas palūkanas. Čia yra koregavimo įrašo pavyzdys:

Data	sąskaita	Turi	Turėti
31/01/2023	Palūkanų išlaidos	$500
Mokėtinos palūkanos	$500

Šiame koreguojančiame įraše iš Palūkanų išlaidų sąskaitos nurašoma uždirbtų palūkanų suma. Savo ruožtu, mokėtinų palūkanų sąskaita yra įskaitoma, kad atspindėtų įsipareigojimą mokėti tokias palūkanas.

darbo užmokesčio įrašai

Darbo užmokesčio įrašai naudojami darbo užmokesčio mokėjimams ir susijusiems atskaitymams, pvz., mokesčiams, socialiniam draudimui ir išmokoms darbuotojams, įrašyti.

Pavyzdys

Tarkime, kad įmonė savo darbuotojams atlyginimus moka paskutinę kiekvieno mėnesio dieną. Štai darbo užmokesčio įrašo pavyzdys, kuriame įrašomas darbo užmokesčio mokėjimas:

Data	sąskaita	Turi	Turėti
30/06/2023	Asmeninės išlaidos	$10,000
Dėžė	$10,000

Šiame darbo užmokesčio įraše iš Personalo išlaidų sąskaitos nurašoma visa išmokėtų atlyginimų suma. Savo ruožtu grynųjų pinigų sąskaita kredituojama, kad atspindėtų pinigų srautą.

Pirkimo ir pardavimo įrašai

Šie įrašai naudojami prekių ar paslaugų pirkimo ir pardavimo sandoriams registruoti. Pavyzdžiui, įrašomi atsargų pirkimai, pardavimas ir susiję mokesčiai.

Pavyzdys

Tarkime, kad įmonė grynaisiais pinigais perka 5000 USD vertės atsargų. Štai pavyzdys, kaip ši operacija būtų registruojama:

Data	sąskaita	Turi	Turėti
10/06/2023	inventoriai	$5,000
Dėžė	$5,000

Šiame įraše atsargų sąskaita nurašoma atsargų pirkimo suma. Savo ruožtu grynųjų pinigų sąskaita yra įskaitoma, kad atspindėtų grynųjų pinigų srautą grynųjų pinigų mokėjimui.

Tarkime, kad įmonė parduoda 2000 USD vertės produktus kreditu. Štai pavyzdys, kaip ši operacija būtų registruojama:

Data	sąskaita	Turi	Turėti
15/06/2023	Gautinos sąskaitos	$2,000
Pardavimo pajamos	$2,000

Šiame įraše iš gautinų sumų sąskaitos nurašoma pardavimo kreditu suma. Savo ruožtu pardavimo pajamų sąskaita kredituojama pardavimo pajamoms įrašyti.