औपचारिक ईमेल कैसे लिखें?

औपचारिक ईमेल कैसे लिखें?

ए औपचारिक ईमेल यह वह है जिसे हमें एक महत्वपूर्ण मामले के लिए लिखने की आवश्यकता है, जैसे कि नौकरी के लिए आवेदन करना, किसी संस्थान से संवाद करना, बनाना व्यापार या जानकारी को सम्मानजनक और आधिकारिक तरीके से व्यक्त करें, बोलचाल में नहीं।

अन्य प्रकार के लेखन के रूप में, औपचारिक ईमेल एक प्रोटोकॉल का पालन करते हैं और कुछ नियमों का सम्मान करते हैं भाषा के उपयोग के लिए, इसलिए उन्हें लिखते समय बुनियादी पहलुओं को ध्यान में रखना महत्वपूर्ण है जैसे कि निम्नलिखित:

औपचारिक ईमेल के भाग

इन सामान्य विचारों को ध्यान में रखते हुए, हम औपचारिक ईमेल लिखने के लिए आगे बढ़ सकते हैं। सभी औपचारिक मेल में शामिल होना चाहिए:

• पत्र पानेवाला. यह वह व्यक्ति या संस्था है जिसे हम मेल संबोधित करते हैं। यदि एक से अधिक पते हैं, तो "से" के बजाय गुप्त प्रतिलिपि फ़ील्ड (ब्लाइंड कॉपी) का उपयोग करने की सलाह दी जाती है, ताकि मेल प्राप्त करने वालों को दूसरों के पते प्रकट न करें। इसके अलावा, अगर हम व्यक्तिगत प्रतिक्रिया की उम्मीद करते हैं तो सामूहिक ईमेल भेजना अच्छा नहीं लगता है। प्रत्येक प्राप्तकर्ता को एक व्यक्तिगत ईमेल भेजना सबसे अच्छा है।
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• मामला. यह मेल का विषय है, भेजने का कारण है। इस मामले में, हमें संक्षिप्त, विशिष्ट और पूर्ण होना चाहिए, अर्थात हमें एक वाक्य में कहना चाहिए कि हम क्या चाहते हैं। यदि हमारा ईमेल किसी विशिष्ट अनुरोध के बारे में है, तो हमें "xxx के लिए अनुरोध" विषय में रखना चाहिए। यदि नौकरी या अध्ययन की जगह की तलाश है, तो "xxx की स्थिति के लिए आवेदन" या "xxx के कार्यक्रम के लिए आवेदन" जैसा कुछ उपयुक्त है। यदि हम कोई दस्तावेज़ डिलीवर करना चाहते हैं, तो आइए बस इस पर बेट लगाएं विवरण विचाराधीन दस्तावेज़ का: "बिक्री रिपोर्ट" या "कल के लिए प्रस्तुति"।
• ईमेल बॉडी. यह वह जगह है जहां हम ईमेल की सामग्री लिखेंगे। हमेशा संक्षिप्त और यथासंभव पेशेवर होने का प्रयास करें। इस खंड में उपविभाजित किया जा सकता है:
  • सलाम या सलाम. सभी मेल एक लाइन से शुरू होते हैं, यह बताने के लिए कि मेल किसको संबोधित है। वाक्यांश "सम्मानित" या "सम्मानित" और जिसका नाम या जिसे हम संबोधित कर रहे हैं उसका नाम अक्सर उपयोग किया जाता है। उदाहरण के लिए: "प्रिय प्रोफेसर मोंटोया" या "जूरी के सम्मानित सदस्य", या "प्रिय एनरिक ज़ुलोगा"। ईमेल की शुरुआत में यह लाइन अकेले ही जानी चाहिए।
  • विषय. अभिवादन के नीचे एक पंक्ति शुरू करते हुए, यह वह खंड है जिसमें हम कहते हैं कि हम क्या चाहते हैं या हमारा मेल किस बारे में है। दूर के लेकिन मैत्रीपूर्ण स्वर का उपयोग करने की सलाह दी जाती है प्रार्थना संक्षिप्त और बिंदु तक, छोटे पैराग्राफ बनाते हुए, प्रत्येक एक विशिष्ट विषय को संबोधित करते हैं। हम "मुझे आपको संबोधित करते हुए प्रसन्नता हो रही है" जैसे वाक्यांशों का उपयोग कर सकते हैं। या "मैं इस बार तुम्हें लिखता हूँ"। इसके अलावा, यदि हम संलग्न दस्तावेज भेजते हैं, तो इसका उल्लेख इस खंड में किया जाना चाहिए।
  • समापन. यह मेल के औपचारिक प्रोटोकॉल का भी हिस्सा है, और मेल के अंत में एक ही वाक्य बन जाता है, सामग्री समाप्त होने पर एक खाली जगह छोड़ देता है। यह आमतौर पर एक शिष्टाचार वाक्यांश है जिसके साथ हम पाठक को प्रतिक्रिया देने के लिए आमंत्रित करते हैं, जैसे "ईमानदारी से," "कोई अन्य विशेष उल्लेख करने के लिए", "आपके ध्यान के लिए धन्यवाद" या "आपके संकेत की प्रतीक्षा कर रहा है" उत्तर"।
  • दृढ़. हस्ताक्षर आखिरी चीज है जो ईमेल के मुख्य भाग में जाती है, और इसमें हमारा पूरा नाम शामिल होता है, या यदि ईमेल स्ट्रिंग या एक्सचेंज का हिस्सा है, तो हमारे आद्याक्षर। कुछ मामलों में, हस्ताक्षर हमारे दस्तावेज़ संख्या या हमारी स्थिति के विवरण के साथ हो सकते हैं, उदाहरण के लिए: "मिगुएल" येपेज़ "और नीचे:" बिक्री समन्वयक ", और फिर हमारा टेलीफोन नंबर यदि पाठक किसी अन्य प्रकार की स्थापना करना चाहता है संचार।

• संलग्न फाइल. ईमेल के मुख्य भाग में हम जो भी घोषणा करते हैं उसे हमें हमेशा संलग्न करना चाहिए, इसलिए यह सलाह दी जाती है कि ईमेल भेजने से पहले यह जांच लें कि हमने इसे संलग्न किया है और यह वास्तव में, संकेतित फ़ाइल है।

औपचारिक मेल के उदाहरण

1. एक अकादमिक रिपोर्ट का अनुरोध करने के लिए औपचारिक मेल

के लिये: [ईमेल संरक्षित]
से: [ईमेल संरक्षित]
विषय: शैक्षणिक रिपोर्ट अनुरोध

राष्ट्रीय विश्वविद्यालय के प्रिय सज्जनों:

मुझे अपने नाम से एक अकादमिक रिपोर्ट जारी करने का अनुरोध करने के लिए आपको लिखने में प्रसन्नता हो रही है, जिसके साथ मैं अगले स्कूल वर्ष के दौरान इंटर्नशिप कार्यक्रम के लिए छात्रवृत्ति के आवंटन के लिए प्रतिस्पर्धा करने की इच्छा रखता हूं। इस कारण से जल्द से जल्द रिपोर्ट प्राप्त करना बहुत सुविधाजनक होगा।

आपका ध्यान और अच्छे कार्यालयों के लिए अग्रिम धन्यवाद,

भवदीय,
मार्को रबनाली
विद्यार्थी # ८४६५९३

1. गुणवत्ता निरीक्षक पद के लिए आवेदन करने के लिए औपचारिक मेल

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से: [ईमेल संरक्षित]
विषय: गुणवत्ता निरीक्षक के पद के लिए

आदरणीय मेसर्स। एक्सॉन से:

मेरा नाम एना मेंडेज़ है, मेरे पास अंतरराष्ट्रीय व्यापार में डिग्री है और मामलों में व्यापक अनुभव है अभियोजक, और मुझे गुणवत्ता निरीक्षक की स्थिति में दिलचस्पी है, जिसे मैं समझता हूं कि वर्तमान में है खाली। आपकी चयन प्रक्रिया में ध्यान में रखे जाने के लिए मैं अपना पाठ्यक्रम आपको संलग्न करता हूं। मुझे विश्वास है कि मेरा अनुभव और प्रशिक्षण मुझे आपके मान्यता प्राप्त संगठन के लिए उपयुक्त उम्मीदवार बना देगा।

उल्लेख करने के लिए कोई अन्य विशेष नहीं है,

बहुत सही मायने में तुम्हारा,

एना मेंडेज़
फोन: +99 3923 1734

1. एक क्रेडिट आवेदन की अस्वीकृति को सूचित करने के लिए औपचारिक मेल

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विषय: क्रेडिट विचार के लिए आपका अनुरोध

प्रिय मिगुएल:

मैं आपको बधाई देने के लिए और आपको यह बताने के लिए लिख रहा हूं कि क्रेडिट मूल्यांकन समिति ने आपका विचार किया है मामला और आपके क्रेडिट आवेदन (आवेदन संख्या # 345648) दिनांक 08/15/2021 को अस्वीकार करने का निर्णय लिया है। यह निर्णय लेने के लिए समिति द्वारा दिए गए कारण थे:

192 - ऋण सहायता का अभाव

ध्यान दें कि आप नियमित चैनलों के माध्यम से एक नया अनुरोध कर सकते हैं, इस परिणाम के बिना किसी भी तरह से समिति के भविष्य के विचारों को प्रभावित नहीं करेगा।

भवदीय,

जॉर्ज परेरा
क्रेडिट एक्जीक्यूटिव
शाखा 004 - निवेश बैंक

सन्दर्भ:

• "भाषाई रजिस्ट्री" में विकिपीडिया.
• "औपचारिक ईमेल कैसे लिखें" में infobae.
• "औपचारिक ईमेल कैसे लिखें?" पर पेरू का परमधर्मपीठीय कैथोलिक विश्वविद्यालय.

औपचारिक भाषा क्या है?

नामांकित किया गया है औपचारिक भाषा o भाषा के उपयोग के तरीकों में से एक के लिए औपचारिक भाषाई पंजीकरण, जिसमें अधिक ध्यान दिया जाता है सुधार और शिष्टाचार प्रोटोकॉल के नियम, क्योंकि स्थिति को उपचार की आवश्यकता होती है विनीत। संस्थानों, उच्च पदानुक्रम के लोगों या बहुत महत्व के सामाजिक आयोजनों में संवाद करने के लिए यह अनुशंसित रजिस्ट्री है। मोटे तौर पर, औपचारिक भाषा की विशेषता है:

साथ में पीछा करना: